Misschien kan iemand mij helpen. Ik beheer een vrij groot fotoarchief. Hier zijn ruim 10.000 foto’s te zien, ongeveer 10% van het totaal. Omdat het een privilege is te hebben mogen reizen van Zweden tot Libië en van Spanje tot Pakistan, doe ik er nooit moeilijk over als mensen de foto’s willen gebruiken.
Onderzoekers krijgen het materiaal gratis en ik denk met ze mee. Als ik alternatieven weet, stuur ik ook die en er zijn wetenschappelijke publicaties waarvan de argumentatie daardoor is verfijnd. Ook lever ik de EDCS, de online-databank met Latijnse inscripties, nog onbekend materiaal, zoals uit Algerije. De samenwerking is fijn voor de onderzoekers en eervol voor mij, dus tot ieders tevredenheid.
Hoewel.
Als ik een foto aan een onderzoeker cadeau doe, krijg ik namelijk regelmatig (lees: eigenlijk elke week) vervolgmail waar een PDF aan hangt met een juridische tekst die ik moet printen, ondertekenen en terugfaxen. Los van het feit dat ik, faxloos als ik ben, kosten moet maken bij een repro-zaak, stoor ik me aan de vanzelfsprekendheid waarmee universiteiten aannemen dat ik ook nog administratief werk voor ze ga doen. Het is bovendien niet in het belang van de universiteit. Je moet degenen die je helpen het bloed niet onder de nagels vandaan halen.
Vandaag ligt er weer zo’n mailtje, dat ik weer netjes zal afhandelen. Ik kan natuurlijk een factuur sturen voor de verspilde tijd, maar dat draagt niet bij aan een betere wetenschap. Maar wie een praktische oplossing weet, mag het zeggen.
Heeft dit ook niet iets te maken met de AVG? In dat geval ligt het probleem niet bij de universiteit.
Nee, het heeft te maken met copyright, niet met privacy. Het probleem is dat onze academici volkomen bureaucratisch denken en elke menselijke relatie, zoals een cadeautje, juridiseren.
Het juridiseren is al erg genoeg, maar feitelijk gaan ze nog verder. Het archiveren van de e-mail met je toestemming zou namelijk volstaan om zich in te dekken, maar ze willen zich blijkbaar alleen indekken volgens hun eigen format. Dan maar niet! is de enige passende reactie.
In de begeleidende mail, waarmee je toestemming geeft c.q. de foto stuurt verwijzen naar de Creative Commons License die van toepassing is. https://creativecommons.org/licenses/
Die link staat bij elke foto op mijn website. Maar dat is blijkbaar onvoldoende.
Geen raad. Ik loop tegen dezelfde irritante praktijk aan. Op dit moment word ik nog steeds achtervolgd met een berg papierwerk voor het uurtje les wat ik aan een universiteit in Schotland heb gegeven. In juni vorig jaar..
Ik doe lezingen vaak gratis omdat academisch gezeur me meer ergernis oplevert dan geld goed kan maken.
Als oud professioneel fotograaf leef ik mee en ken het probleem. Men wil zich vrijwaren van een eventuele claim van jouw kant bij latere publicatie. Ik teken die dingen niet. Je kunt dit feitelijk ook best digitaal afwikkelen, dat heeft in de meeste landen dezelfde rechtskracht. Omgekeerd stuur ik wel een dikke factuur als men zonder toestemming iets publiceert. Als men het vriendelijk vraagt reken ik niks (nul)
Jarko Aikens
Ja, zo zie ik het ook. De UvA (geesteswetenschappen) stal ooit materiaal van me en heeft er flink voor betaald.
Kijk eens bij de Creative Commons Licenties. Voor Nederland : https://creativecommons.nl/ Daar zijn ook zeker mensen die een advies op maat kunnen geven. En er zijn ook andere organisaties die licenties opstellen voor algemeen gebruik van bv beeldmateriaal.
Maak je eigen standaard licentie (toestemming voor gebruik) en stuur die direct mee met de foto’s.
Mogelijk i.p.v. een eigen gemaakte licentie, gebruik een Creative Commons licentie. Zie: https://creativecommons.org/licenses/
Exact – doe dat laatste! Het doel van de gestandaardiseerde Creative Commons licenties is precies het vermijden van dit soort juridische haarkloverij. Voeg dus een korte verklaring bij je foto’s dat ze uitsluitend volgens die-en-die standaard licentievoorwaarden gebruikt mogen worden, dat je daarop geen uitzonderingen of afwijkingen toestaat en daarover geen correspondentie zult aangaan.
Overigens is deze compliance-terreur niet zozeer een academisch of ambtelijk alswel een ‘corporate’ probleem. Het veroorzaakt meer schade dan het voorkomt, maar voor de liefhebbers van een sluitende administratie is het genieten geblazen.
De foto’s hebben al zo’n licentie; kijk maar op mijn website. De ellende is dat universiteiten dat onvoldoende vinden en – en dit is de crux – het normaal vinden dat ik meeloop in hun commerciële mallemolen.
Digitale handtekening op pdf?
Je eigen verklaring direct meesturen is een handige optie en anders: gewoon niet reageren op de administratieve mails. Je hoeft niet overal in mee te bewegen en het heeft ook echt nut: je werkt niet mee, maar de universiteit kan wel laten zien dat ze moeite hebben gedaan om e.e.a. vast te leggen. Als het hypothetisch later tot issues komt (gebeurt niet, want jij gaat niet aanmanen), heeft de universiteit voldoende bewijslast.
Printen en faxen? Wat ouderwets. Op mijn Mac kan ik op elk willekeurig pdf document digitaal mijn handtekening plaatsen. Op een Windows PC moet dat ongetwijfeld ook kunnen. Dan zou je digitaal je handtekening kunnen plaatsen op de pdf en deze vervolgens terug kunnen mailen naar de universiteit.
Gewoon factuur sturen. Hoeft geen megabedrag te zijn, maar het is niet onterecht dat je werk beloond wordt.
Nee. Het gaat niet om geld. Als je een cadeautje krijgt, zeg je “dank je wel”. Je zegt niet: “je moet mijn administratie ook nog even doen”.
Ik wil gewoon menselijk worden behandeld. De universiteit moet stoppen alles, zelfs elementaire beleefdheid, af te doen als financiële transactie.
Goed bedoeld. Maar dit werkt niet. We lossen de problemen aan de universiteit, waar alles commercie is, niet op door ook commercieel te worden.
Ik geloof dat dat het inderdaad is. We moeten niet doen alsof het normaal is dat de wetenschap langs financiële lijnen is georganiseerd.
BertvdS brengt me op een idee:
“krijg ik namelijk regelmatig (lees: eigenlijk elke week) vervolgmail waar een PDF aan hangt met een juridische tekst die ik moet”
Je stelt één keer een standaardfactuur op met een symbolisch bedrag, zeg 10 Eurocent. Die stuur je terug iedere keer dat dit je overkomt. Zo bespaar je tijd en geld.
Er bestaan geen standaardfacturen. Er moet een nummer en een adres op. Allemaal werk.
Hoewel ik alle commentaren heb gelezen blijf ik het een rare zaak vinden. Als ik het goed begrepen heb stuur je iemand die er om vraagt een foto met toestemming. Alles duidelijk dat heb ik ook weleens gedaan. Maar dan doet de ontvanger iets wat ik nooit zou verwachten. De ontvanger zadelt je op met pdf die ingevuld moet worden. Waarom doet zo’n ontvanger dat? Dat een eventuele uitgever van jouw copyright verzekerd wil zijn, begrijp ik ook. Maar die kwestie loopt zo’n vaart niet, weet ik uit eigen ervaring. Dus eigenlijk is het gedrag van die ontvanger heel erg onaardig. Ik zou daar niet op reageren en de vrager nooit meer een gratis foto sturen.
Kun je de pdf niet afdrukken, er je handtekening opzetten, weer scannen, inclusief de geplaatste handtekening, in pdf opslaan en als bijlage terugsturen? Ik heb nog niet meegemaakt dat dat niet als rechtsgeldig erkend werd.
Voor het gebruik van een bepaalde foto op mijn website (zie link) werd mijn toestemming alleen per e-mail steeds als voldoende beschouwd.
Of Adobe Acrobat gebruiken om digitaal te tekenen, of printen, tekenen en dan een foto maken met je telefoon en die opsturen. Een andere optie is in het vervolg bij elke foto een vrijwaringsbewijs in pdf mee te sturen.
Er is sinds 2014 een Europese EIdas verordering, die een elektronische gekwalificeerde handtekening voorziet, die dezelfde waarde heeft als een geschreven handtekening. Een gefaxte handtekening heeft weinig bewijswaarde.
Er zijn een aantal instanties in NEderland die erkend zijn om een certificaat voor een elektronische gekwalificeerde handtekening uit te geven, waarmee een PDF gehandtekend kan worden
https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/NL
voor verdere info:
https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/digitale-overheid/vraag-en-antwoord/wat-is-een-elektronische-handtekening#:~:text=Gekwalificeerde%20elektronische%20handtekening,-Een%20meer%20geavanceerde&text=Dit%20is%20een%20elektronische%20handtekening%20met%20een%20gekwalificeerd%20certificaat.&text=Er%20zijn%20speciale%20organisaties%20die,dat%20de%20Nederlandse%20overheid%20gebruikt.
In België voorziet de chip in de IDkaart dergelijke handtekening…
Eventueel kunt u een dergelijke PDF vooraf maken (ik neem aan dat het over toestemming gaat van gebruik van de afbeelding, en auteursrechten edm) en deze steeds voorafmeezenden met het positieve antwoord op de vraag tot gebruik.
Misschien is dit een oplossing ?
Lid worden van Pictoright. Als mensen zonder al dat gedoe je foto gebruiken is er niks aan de hand. Als je een ‘contract’ krijgt: doorsturen naar Pictoright. Die regelen dan het verveelvoudigingsrecht en andere gebruiksrechten.
Ik ben lid. Ze regelen alleen dingen als er geld omgaat. Dat is nu net het spel dat we, in de wetenschap, niet moeten willen.
Je kunt een proces organiseren langs diverse soorten lijnen. Financieel, functioneel, enz. Wetenschap moeten we organiseren langs wetenschappelijke lijnen, niet langs financiële lijnen. Zo simpel. En we moeten de foute universiteit niet legitimeren door aan de fout mee te doen.
En wat gebeurt er als je die vervolgmail domweg negeert? Gewoon eens proberen.
Vroeger als ambtenaar ergerde ik me ook blauw aan al die bureaucratische rimram.
Dit heeft niet zozeer te maken met borgen copyrightaansprakelijkheid als wel met luiheid. Als jij de foto toestuurt met de garantie dat jij de copyrighteigenaar bent en dat je volgens licentie X toestemming geeft voor kostenloos gebruik met doel Y is het juridisch gedekt. Alleen krijgen ze dan bij iedere foto een andere licentie en ze vinden het fijner om één licentie te hebben voor alles wat ze ‘inkopen’.
Als jij dan iedere keer zuchtend toch weer tekent, hebben ze geen enkele incentive om te veranderen. Dus ik zou gewoon in de mail toevoegen dat je geen aanvullende licenties tekent. Dan moeten ze zelf maar zien of ze het alsnog gebruiken wanneer je hun licentie negeert.
Een complicatie zou kunnen zijn dat wanneer de foto vervolgens in een academische publicatie bij een commerciële uitgever als Elsevier gepubliceerd moet worden, die de publicatie blokkeert als de licentie niet volgens hun normen is opgesteld (bijvoorbeeld geen cc-afbeeldingen, omdat ze dan zelf geen copyright op het totale artikel kunnen claimen).
Je toestemming via de mail is juridisch voldoende.
Willen ze meer? Helaas, dan gebruiken ze je foto toch niet!
Jij hoeft geen bergen werk te verzetten omdat zij er een archaïsch administratie-systeem op nahouden.
Volgens mij volstaat het antwoord: ‘Graag of niet’.